A QuickBooks standard jelentései kulcsfontosságúak a vállalat múltjának, jelenének és jövőjének megértéséhez. A program azonban olyan innovatív eszközöket is kínál, amelyekkel ezeket lényegesen szemléletesebbé és átfogóbbá teheti.
A QuickBooks két egyszerű módszert kínál a kapcsolódó adatok azonosítására: az osztályokat és a típusokat. Az osztályokat a tranzakciókban használják. A típusokat az egyes ügyfelekhez, szállítókhoz és munkákhoz rendelik.
Egy példa arra, hogyan használhatja az osztályokat, hogy elkülönítse a különböző osztályokhoz, telephelyekhez vagy üzlettípusokhoz kapcsolódó tranzakciókat. Egy építőipari vállalat például az új építés, az átalakítás és a rezsiköltségek segítségével követheti nyomon az osztályokat. Az ügyféltípusok segíthetnek a csoportok elkülönítésében olyan jellemzők szerint, mint az iparág vagy a földrajzi elhelyezkedés.
Állosztályok létrehozása
Először is győződjön meg arról, hogy a QuickBooks be van-e állítva az osztályok használatára. Válassza a Szerkesztés | Beállítások | Számvitel | Cégbeállítások menüpontot. Győződjön meg róla, hogy az Osztálykövetés használata be van jelölve. Ha azt szeretné, hogy a tranzakciókban kérdezzék az osztály megnevezését, jelölje be ezt a négyzetet is.
A következő lépés az osztályok meghatározása. Válassza a Listák | Osztálylista menüpontot. A képernyő bal alsó sarkában kattintson az Osztályra, majd válassza az Új menüpontot. Ezt fogja látni:
1. ábra: Egy osztály létrehozásához csak adjon neki egy nevet, és kattintson az OK gombra.
Folytatva az építőipari vállalat példáját… vállalkozóként úgy dönt, hogy az átalakítási munkákat helyiségtípusokra, például családi szoba vagy konyha szerint szeretné elkülöníteni. Hozzon létre egy Remodel nevű osztályt. Ismételje meg a fenti lépéseket. Ezúttal írja be a “Családi szoba” szót az Osztály neve mezőbe, és kattintson az Alosztálya melletti négyzetre. Nyissa meg a listát, és válassza az “Átalakítás” lehetőséget. Kattintson az OK gombra.
Az idő múlásával az osztályok listája hosszúra nyúlhat. Rendet tehet rajta, ha inaktiválja azokat az osztályokat, amelyeket jelenleg nem használ. Kattintson a Class is inactive (Osztály inaktív) melletti négyzetre, ahogy az az 1. ábrán látható. Megmarad a QuickBooks nyilvántartásában, és újra aktiválható.
Az osztályok munkába állítása
Most már használhatja az osztályokat a tranzakciókban. Nyisson meg egy üres számlát, és válasszon ki egy ügyfelet. Az osztály mező az ügyfél neve mellett lesz. Ha az egész számla ugyanahhoz az osztályhoz lesz hozzárendelve, kattintson a legördülő listára, és válassza ki azt. Az egyes tételekhez külön osztályokat is hozzárendelhet:
2. ábra: A tranzakciókban különböző osztályokat rendelhet az egyes tételekhez.
Nem minden számlasablon tartalmazza az osztályok oszlopát. Ezt úgy adhatja hozzá, ha kiválasztja a módosítani kívánt számlanyomtatványt, és az eszköztáron a Testreszabás gombra kattint. Megnyílik az Adatelrendezés testreszabása ablak, és az oszlopok fül alatt hozzáadhatja az osztályokat.
A QuickBooks két, kifejezetten az osztályalapú tranzakciók nyomon követésére tervezett jelentést tartalmaz: Profit & veszteség osztályonként és mérleg osztályonként. Mindkét jelentés megtalálható a Jelentések menüben, a Cég & Pénzügyek menüpont alatt. Természetesen más jelentéseket is szűrhet úgy, hogy tartalmazzon egy osztály oszlopot. Gyorsjelentést is készíthet az egyes osztályokhoz. Menjen a Listák | Osztálylista menüpontba, és válasszon ki egy jelentést vagy grafikont.
3. ábra: A QuickBooks jelentéseiben osztály szerint szűrhet.
Figyelem! A mérleg osztályok szerint jelentés bonyolult, és váratlan eredményeket produkálhat. Engedje meg, hogy segítsünk ebben a munkában.
Egy egyszerűbb feladat
Az ügyfél-, a szállító- és a munkakör-típusok olyan dolgokhoz állíthatnak elő kimenetet, mint a célzott levelek és jelentések.
A típusok létrehozása nagyon hasonló az osztályok létrehozásához. Menjen a Lists | Customer & Vendor Profile Lists menüpontba, és válassza ki a kívánt típust. Itt ugyanazokat az utasításokat követi, mint az osztályok esetében. A típusok nem jelennek meg a tranzakciókon; ezeket a saját belső használatra tervezte, és rekordokban tárolja.
4. ábra: Az ügyfél-, szállító- és munkatípusok a rekordokban vannak megadva.
Az osztályok és típusok nagyon hatékonyan használhatók a napi könyvelésben, de a pontos és értelmes jelentésekhez jó adag átgondolást és előzetes tervezést igényelnek. Ha még mindig bizonytalan abban, hogy az osztályok és típusok hogyan segíthetik vállalkozását, segíthetünk Önnek ezeknek a hasznos osztályozási formáknak a beállításában.
Ezzel a témával vagy a QuickBooks termékekkel, szoftverbevezetéssel és képzéssel kapcsolatos további információkért kérjük, írjon Vanessa Birmannak a [email protected] e-mail címre, vagy hívja a 616-575-3482-es telefonszámot.
A kisvállalkozások számára készült felhőalapú könyvelési szoftverről többet megtudhat a QuickBooks weboldalán itt.