Standardowe raporty programu QuickBooks są niezbędne do zrozumienia przeszłości, teraźniejszości i przyszłości Twojej firmy. Ale program oferuje również innowacyjne narzędzia, które mogą uczynić je znacznie bardziej wnikliwymi i kompleksowymi.
QuickBooks oferuje dwie proste metody identyfikacji powiązanych danych: klasy i typy. Klasy są wykorzystywane w transakcjach. Typy są przypisane do poszczególnych klientów, sprzedawców i zadań.
Przykładem użycia klas jest oddzielenie transakcji, które odnoszą się do różnych działów, lokalizacji lub rodzajów działalności. Na przykład firma budowlana może chcieć śledzić klasy używając Nowa Budowa, Remodel i Koszty ogólne. Typy klientów mogą pomóc w wyodrębnieniu grup według cech takich jak branża lub lokalizacja geograficzna.
Tworzenie klas
Po pierwsze, upewnij się, że program QuickBooks jest skonfigurowany do korzystania z klas. Przejdź do Edycja | Preferencje | Księgowość | Preferencje firmy. Upewnij się, że opcja Użyj śledzenia klas jest zaznaczona. Jeśli chcesz być pytany o oznaczenie klasy w transakcjach, również zaznacz to pole.
Następnym krokiem jest zdefiniowanie klas. Przejdź do zakładki Listy | Lista klas. W lewym dolnym rogu ekranu kliknij na Klasę, a następnie z menu wybierz Nowy. Zobaczysz to:
Figura 1: Aby utworzyć klasę, wystarczy nadać jej nazwę i kliknąć OK.
Kontynuując przykład firmy budowlanej… jako wykonawca zdecydujesz, że chcesz rozdzielić prace związane z przebudową na typy pomieszczeń, takie jak Pokój rodzinny czy Kuchnia. Stwórz klasę o nazwie Remodel. Przejdź przez powyższe kroki ponownie. Tym razem wpisz „Pokój rodzinny” w polu Nazwa klasy i kliknij na pole obok Podklasa. Otwórz listę i wybierz „Remodel”. Kliknij przycisk OK.
Z czasem lista klas może stać się długa. Można ją uporządkować poprzez dezaktywację klas, których aktualnie nie używamy. Kliknąć pole obok Klasa jest nieaktywna, jak pokazano na Rysunku 1. Pozostanie ona w dokumentacji QuickBooks i będzie można ją ponownie aktywować.
Wprowadzanie klas do pracy
Teraz można używać klas w transakcjach. Otwórz pustą fakturę i wybierz klienta. Pole Klasa będzie znajdować się obok nazwy klienta. Jeśli cała faktura będzie przypisana do tej samej klasy, kliknij listę rozwijaną i wybierz ją. Możesz również przypisać osobne klasy do poszczególnych pozycji wiersza:
Rysunek 2: Możesz przypisać różne klasy do poszczególnych pozycji wiersza w transakcjach.
Nie wszystkie szablony faktur zawierają kolumnę dla klas. Możesz ją dodać, wybierając formularz faktury, który chcesz zmodyfikować, i klikając przycisk Dostosuj na pasku narzędzi. Otworzy się okno Dostosuj układ danych, w którym można dodać klasy w zakładce Kolumny.
QuickBooks posiada dwa raporty zaprojektowane specjalnie do śledzenia transakcji opartych na klasach: Profit & Loss by Class oraz Balance Sheet by Class. Oba raporty można znaleźć w menu Raporty, w zakładce Firma & Finansowa. Oczywiście można filtrować inne raporty tak, aby zawierały kolumnę klasy. Można również utworzyć raport QuickReport dla poszczególnych klas. Przejdź do Lists | Class List i wybierz raport lub wykres.
Figura 3: W raportach programu QuickBooks można filtrować według klas.
Ostrzeżenie! Raport Bilans według klas jest skomplikowany i może dawać nieoczekiwane wyniki. Pozwól, że pomożemy Ci z nim pracować.
Prostsze zadanie
Typy klientów, sprzedawców i zadań mogą być wykorzystywane do wysyłania maili i tworzenia raportów.
Tworzenie typów jest bardzo podobne do tworzenia klas. Przejdź do zakładki Lists | Customer & Vendor Profile Lists i wybierz typ, który chcesz utworzyć. Postępuj zgodnie z tymi samymi instrukcjami, co w przypadku klas. Typy nie pojawiają się na transakcjach; są przeznaczone do użytku wewnętrznego i przechowywane w rekordach.
Rysunek 4: Typy klientów, sprzedawców i zleceń są określone w ich rekordach.
Klasy i typy mogą być bardzo efektywnie wykorzystywane w codziennej księgowości, ale wymagają sporo przemyśleń i planowania z góry, aby uzyskać dokładne, znaczące raporty. Jeśli nadal nie jesteś pewien, jak klasy i typy mogą pomóc Twojej firmie, możemy pomóc Ci w skonfigurowaniu tych przydatnych form klasyfikacji.
Aby uzyskać więcej informacji na ten temat lub na temat produktów QuickBooks, wdrażania oprogramowania i szkoleń, napisz do Vanessy Birman na adres [email protected] lub zadzwoń pod numer 616-575-3482.
Aby dowiedzieć się więcej o oprogramowaniu księgowym w chmurze dla małych firm, odwiedź stronę internetową QuickBooks tutaj.