QuickBooks standardrapporter är viktiga för att förstå ditt företags historia, nutid och framtid. Men programmet erbjuder också innovativa verktyg som kan göra dem betydligt mer insiktsfulla och omfattande.
QuickBooks erbjuder två enkla metoder för att identifiera relaterade data: klasser och typer. Klasser används i transaktioner. Typer tilldelas enskilda kunder, leverantörer och jobb.
Ett exempel på hur du kan använda klasser är att separera transaktioner som rör olika avdelningar, platser eller typer av verksamhet. Ett byggföretag kan till exempel vilja spåra klasser med hjälp av nybyggnation, ombyggnad och omkostnader. Dina kundtyper kan hjälpa dig att isolera grupper efter egenskaper som bransch eller geografiskt läge.
Skapa klasser
Först ska du se till att QuickBooks är inställt på att använda klasser. Gå till Redigera | Inställningar | Bokföring | Företagsinställningar. Kontrollera att Använd klassspårning är markerad. Om du vill bli ombedd att ange en klassbeteckning i transaktioner markerar du även den rutan.
Nästa steg är att definiera klasser. Gå till Lists | Class List. I det nedre vänstra hörnet av skärmen klickar du på Class och väljer sedan New i menyn. Du får se detta:
Figur 1: För att skapa en klass är det bara att ge den ett namn och klicka på OK.
Fortsätt med exemplet med ett byggföretag… som entreprenör bestämmer du dig för att dela upp ombyggnadsjobb i rumstyper, till exempel Familjerum eller Kök. Skapa en klass som heter Remodel. Gå igenom ovanstående steg igen. Den här gången anger du ”Family Room” i fältet Class Name och klickar på rutan bredvid Subclass of. Öppna listan och välj ”Remodel”. Klicka på OK.
Med tiden kan din klasslista bli lång. Du kan städa upp den genom att inaktivera klasser som du inte använder för närvarande. Klicka på rutan bredvid Class is inactive (Klass är inaktiv), vilket visas i figur 1. Den kommer att finnas kvar i dina QuickBooks-register och kan återaktiveras igen.
Att sätta klasser i arbete
Nu kan du använda klasser i transaktioner. Öppna en tom faktura och välj en kund. Fältet Klass kommer att finnas bredvid kundnamnet. Om hela fakturan ska tilldelas samma klass klickar du på rullgardinslistan och väljer den. Du kan också tilldela separata klasser till enskilda poster:
Figur 2: Du kan tilldela olika klasser till enskilda poster i transaktioner.
Inte alla fakturamallar innehåller en kolumn för klasser. Du kan lägga till denna genom att välja den fakturamall du vill ändra och klicka på Anpassa i verktygsfältet. Fönstret Anpassa datlayout öppnas och du kan lägga till klasser under fliken Kolumner.
QuickBooks har två rapporter som är speciellt utformade för att spåra klassbaserade transaktioner: Det finns två böcker som är speciellt utformade för att hantera transaktioner per klass. Båda rapporterna finns i menyn Rapporter under Företag & Ekonomi. Naturligtvis kan du filtrera andra rapporter så att de innehåller en kolumn för en klass. Du kan också skapa en QuickReport för enskilda klasser. Gå till Lists | Class List och välj en rapport eller ett diagram.
Figur 3: Du kan filtrera efter klass i QuickBooks-rapporter.
Varning! Rapporten Balansräkning efter klass är komplicerad och kan ge oväntade resultat. Låt oss hjälpa dig att arbeta med den här.
En enklare uppgift
Kund-, leverantörs- och jobbtyper kan ge utdata för till exempel riktade utskick och rapporter.
Skapa typer är mycket likt att skapa klasser. Gå till Listor | Kund & Leverantörsprofillistor och välj den typ du vill ha. Du följer samma instruktioner som för klasser. Typer visas inte på transaktioner, de är utformade för ditt eget interna bruk och lagras i poster.
Figur 4: Kund-, leverantörs- och jobbtyper specificeras i deras poster.
Klasser och typer kan användas mycket effektivt i den dagliga bokföringen, men de kräver mycket eftertanke och planering i förväg för att du ska kunna få korrekta och meningsfulla rapporter. Om du fortfarande är osäker på hur klasser och typer kan hjälpa ditt företag kan vi hjälpa dig att sätta upp dessa användbara former av klassificering.
För mer information om det här ämnet eller QuickBooks produkter, programvaruimplementering och utbildning kan du skicka ett e-postmeddelande till Vanessa Birman på [email protected] eller ringa 616-575-3482.
För att lära dig mer om Cloud Accounting Software for Small Businesses kan du besöka QuickBooks webbplats här.